آیین‌نامه طرز تنظیم صورت مزد و حقوق و مواعد ارسال آنها به سازمان تأمین اجتماعی | متن کامل مصوب 1354

یکی از اساسی‌ترین تکالیف هر کارفرمای مشمول قانون کار، تنظیم و ارسال به‌موقع لیست حقوق و دستمزد (صورت مزد یا حقوق) به سازمان تأمین اجتماعی است. "آیین‌نامه طرز تنظیم صورت مزد و حقوق و مواعد ارسال آنها به سازمان" که در تاریخ 19/12/1354 به تصویب شورای عالی تأمین اجتماعی رسیده، چارچوب دقیق این تکلیف را مشخص کرده است. سایت استخدام 24 (estekhdam24.com) در این مقاله، به بررسی کامل مواد 1 تا 8 و تبصره‌های این آیین‌نامه می‌پردازد.

ماده 1 - اولین اقدام: ثبت‌نام کارگاه و دریافت کد

• کارفرمایان کارگاه‌های مشمول، حداکثر ظرف 15 روز پس از تاریخ شمولیت (یعنی از زمانی که مشمول قانون می‌شوند)، باید به سازمان مراجعه کنند.

• باید با استفاده از فرم‌های چاپی سازمان، مشخصات کامل کارگاه و کلیه کارگران را تکمیل و تسلیم کنند تا شماره مخصوص (کد) کارگاه و شماره بیمه (SSN) برای هر کارگر صادر شود.

• تبصره 1: این تکلیف شامل کارگاه‌های تازه‌تأسیس پس از شمولیت و نیز کارفرمایان جدیدی که کارگاه به آنان منتقل می‌شود نیز می‌شود.

• تبصره 2: برای کارگران جدید، کارفرما باید حداکثر ظرف 3 روز از تاریخ استخدام، برای نام‌نویسی و دریافت شماره انفرادی وی اقدام کند.

ماده 2 - محتویات اجباری صورت مزد یا حقوق

کلیه کارفرمایان (صرف نظر از نوع قرارداد و نحوه پرداخت) موظفند صورت مزد یا حقوقی که امضای کارفرما را دارد و حاوی اطلاعات زیر است، مرتباً ارسال کنند:

• الف) نام کارفرما یا نام و مشخصات شرکت و مدیرعامل + کد کارگاه.

• ب) نام و نشانی دقیق کارگاه (در صورت تعدد، مشخصات هر یک).

• ج) نام ماه و روزهای مربوط به صورت مزد.

• د) شماره ردیف، نام و نام خانوادگی مطابق شناسنامه بیمه‌شده + شماره اختصاصی (SSN) وی.

• ه) مبلغ حق بیمه سهم بیمه‌شده.

• و) جمع مبلغ حق بیمه سهم کارفرما و بیمه‌شده.

مزایای نقدی مشمول حق بیمه و معاف از آن (تبصره 1 و 2 ماده 2):

• مشمول حق بیمه (تبصره 1): کلیه فوق‌العاده‌های نقدی از قبیل:

  • فوق‌العاده اضافه کار

  • کار نوبتی

  • مزد ایام تعطیل و مرخصی استفاده نشده

  • کار شب

  • فوق‌العاده کارهای سخت و زیان‌آور

  • و نظایر آن

  • (به استثنای کمک عائله‌مندی و پرداخت‌های غیرمستمر مانند هزینه سفر و ایاب‌وذهاب).

• غیرمشمول حق بیمه (تبصره 2): مزایای غیرنقدی (طبق آیین‌نامه مربوطه).

ماده 3 - مسئولیت نهایی صحت اطلاعات با کارفرما

• کارفرما مکلف است صورت مزد را به امضای بیمه‌شده برساند. در صورت عدم سواد، مهر یا اثر انگشت کافی است.

• سازمان می‌تواند در موارد خاص (مانند پرداخت از طریق بانک یا استفاده از ماشین‌حسابگر)، کارفرما را از اخذ امضا معاف کند.

• نکته کلیدی: در هر صورت، مسئولیت نهایی صحت ارقام مندرج در لیست، با کارفرما است.

ماده 4 - اطلاع‌رسانی وقایع خاص (بیماری، ترک کار)

• در صورت بیماری بیمه‌شده، کارفرما باید ایام بیماری را در ستون ملاحظات لیست، ذکر کند.

• در صورت ترک کار یا پایان خدمت بیمه‌شده، کارفرما موظف است:

  1. ظرف یک هفته، تاریخ ترک کار را کتباً به سازمان اعلام کند.

  2. هنگام ارسال لیست بعدی، موضوع را در ستون ملاحظات روبروی نام آن فرد قید نماید.

ماده 5 - در اختیار قرار دادن فرم‌ها

• اوراق صورت مزد، رایگان توسط سازمان چاپ و در اختیار کارفرمایان گذاشته می‌شود.

ماده 6 - مهلت اصلی ارسال لیست و امکان پیش‌فاکتور

• مهلت اصلی: کارفرما مکلف است صورت مزد هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد به سازمان تسلیم کند (مثلاً لیست فروردین، تا پایان اردیبهشت).

• امکان پیش‌فاکتور (لیست پیش‌بینی شده): سازمان می‌تواند به درخواست کارفرما، آخرین لیست ارسالی را به عنوان لیست پیش‌بینی شده شش ماهه یا یک‌ساله آینده تلقی کند.

• در این حالت، کارفرما فقط موظف است تغییرات ماهانه (مانند اضافه یا کم شدن نیرو، تغییر حقوق) را در مهلت مقرر اعلام کند. این تغییرات نیز باید طبق ماده 2 تنظیم و ارسال شوند.

• تبصره 5 (تمدید مهلت): سازمان می‌تواند به درخواست موجه کارفرما، مهلت ارسال را تا یک ماه دیگر (جمعاً حداکثر دو ماه) تمدید نماید. در این صورت، کارفرما باید حق بیمه را طبق ماده 28 قانون تأمین اجتماعی پرداخت کند (یعنی جریمه تأخیر برای اصل حق بیمه، طبق قانون، قابل مطالبه خواهد بود).

ماده 7 - ارسال به واحد ذی‌ربط و تفکیک کارگاه‌ها

• لیست باید به واحد سازمان در حوزه محل کارگاه ارسال شود.

• اگر کارفرما کارگاه‌های متعدد دارد، باید لیست هر کارگاه را جداگانه تنظیم و به واحد مربوط به همان کارگاه ارسال کند.

ماده 8 - ارسال اظهارنامه ضمیمه لیست

• کارفرما باید برگ اظهارنامه دریافتی از سازمان را تنظیم و به ضمیمه لیست هر ماه، تسلیم واحد مربوطه نماید.

نتیجه‌گیری نهایی و نکات کلیدی توسط استخدام 24 (estekhdam24.com):

این آیین‌نامه که هنوز بخش‌های عمده‌ای از آن معتبر است، چارچوب فنی اجرای ماده 29 قانون تأمین اجتماعی (تکلیف ارسال لیست) را مشخص می‌کند. رعایت دقیق آن برای کارفرمایان چند فایده اساسی دارد:

1. پیشگیری از جریمه سنگین: عدم ارسال لیست در موعد مقرر، مشمول جریمه 10% از کل حق بیمه آن ماه (طبق قوانین جدیدتر) می‌شود.

2. استمرار خدمات بیمه‌ای برای کارگران: ارسال منظم لیست، شرط تداوم پوشش بیمه‌ای کارگران برای مواردی مانند بیمه بیکاری، درمان، مستمری و ... است.

3. امکان بهره‌مندی از تسهیلات: داشتن سابقه ارسال منظم لیست (سوابق خوش‌حسابی)، شرط استفاده از تسهیلات بخشودگی جریمه و تقسیط بدهی است.

4. رعایت حریم و حقوق کارگر: ذکر دقیق نام و مشخصات مطابق شناسنامه و اخذ امضا (در صورت لزوم)، از اختلافات آتی جلوگیری می‌کند.

5. شفافیت مالیاتی: لیست بیمه، یکی از مدارک مهم برای تطبیق حساب‌های مالیاتی نیز محسوب می‌شود.

هشدارها و توصیه‌های عملی برای کارفرمایان:

• دقت در ثبت مشخصات: کوچک‌ترین اشتباه در نام، شماره ملی یا شماره بیمه می‌تواند باعث ایجاد مشکل در سابقه بیمه‌ای فرد شود.

• احتیاط در محاسبه مزایا: دقت کنید که کدام مزایا مشمول حق بیمه هستند و کدام نیستند. محاسبه نادرست، منجر به بدهی قطعی و جریمه می‌شود.

• ثبت به‌موقع وقایع: ترک خدمت کارگران را حتماً ظرف یک هفته کتباً به سازمان اعلام کنید تا مسئولیت بیمه‌ای شما قطع شود.

• آرشیو اسناد: از کلیه لیست‌های ارسالی و رسیدهای پرداخت، نسخه پشتیبان نگهداری کنید.

• استفاده از سامانه‌های الکترونیکی: امروزه ارسال لیست عمدتاً از طریق سامانه الکترونیکی سازمان تأمین اجتماعی انجام می‌شود. آشنایی با این سامانه‌ها ضروری است.

به یاد داشته باشید که مسئولیت نهایی صحت و به‌موقع‌بودن ارسال لیست، به عهده شخص کارفرما (حقیقی یا حقوقی) است و غفلت یا جهل به قانون، رافع مسئولیت نیست.

برای مطالعه سایر مقررات کار، بیمه و تامین اجتماعی، به دیگر مقالات تخصصی در سایت استخدام 24 (estekhdam24.com) مراجعه فرمایید.